Introdução:
Você sabia que uma gestão eficiente da documentação da frota pode não só evitar multas e problemas legais, mas também aumentar significativamente a eficiência operacional da sua empresa?
Para explorar essa questão crucial, conversamos com Makoto Toyo, CEO da Active Fleet, uma empresa líder em soluções de gestão de frotas. Com 15 anos de experiência, Makoto acumulou um vasto conhecimento, incluindo 7 anos como gestor especialista em frota da Ambev, onde conquistou o prêmio de uma das melhores frotas da América Latina da NAFA. A Active Fleet atende a grandes empresas na gestão de documentação, como a VIVO; CORREIOS; SUL AMÉRICA, entre outros.
Nesta entrevista exclusiva, conduzida por Sergio Monteiro, autor do Blog Economizar Combustível, Makoto revela segredos e estratégias que podem transformar a maneira como sua empresa gerencia a documentação de sua frota. Prepare-se para descobrir insights que podem revolucionar sua abordagem e levar sua eficiência operacional a um novo patamar.
Visão Geral da Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Pode nos dar uma visão geral sobre o que é a gestão de documentação de frota e por que ela é tão crucial para as empresas de transporte?
Makoto Toyo: A gestão documental da frota é essencial para garantir que todas as operações estejam em conformidade com as regulamentações e sejam executadas de maneira eficiente. Ela pode ser dividida em três pilares principais:
Infrações de Trânsito
Inclui a gestão de notificações das infrações e a administração de multas. É crucial indicar os condutores responsáveis para evitar que as multas se agravem, as famosas NICs (Multa por não Indicação do Condutor), garantir o pagamento dentro do prazo para aproveitar os descontos oferecidos, e realizar o desconto da infração do condutor em tempo hábil.
Consulta e Verificação da CNH
Monitorar a pontuação e o status da CNH dos motoristas, pois eles, muito provavelmente, não dirigem apenas veículos corporativos. E de acordo com o artigo 310 da CTB, é responsabilidade da empresa confiar um veículo somente a um Condutor legalmente habilitado, sendo assim, é essencial verificar se a CNH está legalmente válida ou se possui algum tipo de impedimento no Detran do seu Estado.
Licenciamentos (Renovação, Compra e Desmobilização da Frota)
Mapear a renovação anual do licenciamento dos veículos, otimizando as oportunidades significativas com o pagamento das taxas de IPVAs e Licenciamentos, variáveis entre estados, sempre com desconto.
Planejar para que o processo de Transferência ou Primeiro emplacamento ocorra sempre antes dos 30 dias (da assinatura do DUT ou da emissão da NF), evitando multas de averbação. Bem como, garantir que o veículo vendido, seja de fato, transferido para o nome do comprador, evitando acúmulo de débitos/passivos em nome do antigo proprietário, ocasionando restrições na Dívida Ativa ou Cadim.
A gestão eficaz desses três pilares assegura a sustentabilidade da Gestão Documental da Frota, e garantam sua conformidade com as leis, evitando riscos e penalidades, além de promover uma operação mais fluida e eficiente.
Impactos na Eficiência Operacional
Pergunta: Como uma gestão eficaz de documentos pode influenciar a eficiência operacional de uma empresa de transporte?
Impactos Financeiros e Legais
Makoto Toyo: Os impactos financeiros são significativos e a ingerência documental poderá acarretar mais prejuízos operacionais sob o âmbito legal.
Infrações de Trânsito
Veículos licenciados em Pessoa Jurídica necessitam que o proprietário do veículo indique o condutor responsável pelo veículo no momento da infração. Se esse procedimento não for cumprido até o prazo determinado pelo Orgão Autuador, o Proprietário (Empresa) receberá como adicional uma multa de agravo.
Vale lembrar, que pela legislação vigente, o valor da multa de agravo assumirá valor dobrado da multa originária, ou seja, no caso consideramos uma infração de velocidade até 20% do limite permitido da via, enquadramento médio R$ 130,16 (a mais comum), e não houver o cumprimento da indicação do condutor, a multa de agravo será de R$ 260,32 respectivamente. O cenário poderá ainda ficar muito pior, se a infração a considerar for de ultrapassagem em faixa contínua, enquadramento gravíssimo e valor R$1.467,35, cujo agravos será de R$2.934,70 proporcionalmente.
Verificação do Status da CNH
O monitoramento da pontuação e status da CNHs dos condutores, visam inibir riscos que principalmente são:
Apreensão do veículo, caso o condutor em uma situação de blitz policial, não esteja com a CNH vigente. Caso o veículo seja apreendido, a transportadora precisará designar um procurador até o pátio para liberar o veículo, além outro condutor devidamente habilitado para continuidade no frete. Tal atraso poderá acarretar a perda de dias preciosos, afetando a eficiência operacional e podendo levar a multas contratuais;
Seguro Veicular, seguradoras costumam avaliar se a CNH do motorista envolvido no acidente está legalmente vigente, pois caso identifique-se alguma restrição, podem não restituírem o valor do seguro, causando danos financeiros significativos à empresa, lembrando existem fretes valiosos, como cargas superiores a 1 milhão de reais;
Exposição Negativa da Marca, risco de expor a Reputação da Empresa negativamente na mídia, caso um condutor, que não deveria estar dirigindo, sofra ou gere uma fatalidade.
Licenciamento
Com relação ao licenciamento, é crucial garantir que todos os veículos estejam devidamente legalizados e assim, não sejam autuados ou apreendidos em fiscalizações, mas vale aqui principalmente aproveitar oportunidades financeiras de descontos, exemplo, se uma transportadora de São Paulo, que possui uma frota de 100 caminhões cujo valor aproximado seria de ~500k por unidade, a considera que a alíquota de IPVA é de 4%, teríamos um valor de 20 mil reais por veículo, aplicados aos 3% de desconto, que é a taxa relativa ao pagamento até a data limite de 2024, chegaríamos assim, um abatimento de 600 reais por carro, ou totalizando em R$ 60.000,00 de oportunidade total para a empresa.
Resumo
O principal problema da complexidade da Gestão de Infrações, deve-se a dependência de receber as infrações (notificações e boletos) via Correios, pois estes sofrem as variáveis de greves, pandemias ou até mesmos os endereços de cadastros da filial que estão desatualizados no Detran, resultando no não recebimento destas informações. Em suma, o proprietário sem o devido amparo de acompanhamento, só saberá da existência destes débitos, no momento da obrigatoriedade de sua quitação para renovação do licenciamento.
Nestas condições, a infração já se agravou, perdeu-se o desconto (20% ~ 40%) da multa originária, da multa de agravo, e o condutor eventualmente já não está mais trabalhando na empresa para que o desconto seja realizado.
Redução de Riscos e Conformidade Legal
Pergunta: Quais são os principais riscos associados à má gestão de documentos de frota e como uma gestão eficiente ajuda a mitigar esses riscos?
Makoto Toyo: Já abordamos alguns desses pontos anteriormente, mas é importante enfatizar que a má gestão de documentos de frota pode acarretar diversos riscos significativos. Por exemplo, garantir que você tenha um parceiro de confiança para fazer a gestão documental da frota adequadamente é crucial.
Um dos problemas comuns no mercado é quando empresas têm veículos negociados no passado que ainda não foram transferidos corretamente. Esses veículos podem estar circulando com impostos em nome do antigo proprietário, o que pode levar a problemas legais e financeiros. Além disso, empresas podem enfrentar impedimentos para participar de licitações se o CNPJ tiver pendências, como registros no CADIN, devido a questões de documentação de frota não resolvidas.
Para mitigar esses riscos, o primeiro passo é realizar uma busca detalhada por CNPJ para identificar todos os veículos cadastrados e ativos. Isso ajuda a assegurar que a empresa tenha ciência de todos os veículos sob sua responsabilidade e possa tomar as medidas necessárias para regularizar qualquer situação pendente. Dessa forma, a gestão eficiente dos documentos de frota evita problemas legais, financeiros e operacionais, garantindo que a empresa possa operar de forma contínua e sem interrupções.
Impactos Financeiros da Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Pode falar sobre os impactos financeiros da gestão de documentação de frota, tanto em termos de economia quanto de prevenção de custos?
Makoto Toyo: Para uma gestão de infrações sustentável é necessário garantir o recebimento das notificações em tempo hábil para indicar 100% dos condutores e não deixar virar NIC, receber os boletos e garantir o pagamento das infrações antes do prazo de vencimento e não perder os descontos, e por fim, garantir que todas as infrações sejam devidamente descontadas do condutor.
Existem também impactos intangíveis e incomensuráveis, tal como a exposição negativa da marca da empresa, ou na pior tragédia que seria a perda de uma vida. Portanto, a gestão eficaz da documentação não está somente relacionada a economia, mas principalmente a uma Cultura de Segurança mais rígida.
Impactos Financeiros e Sociais da Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Além dos impactos financeiros, que outros tipos de valor uma gestão eficiente de documentação de frota pode trazer para uma empresa?
Makoto Toyo: A gestão eficiente de documentação de frota não apenas economiza dinheiro ao evitar multas e reduzir prêmios de seguro, mas também traz um valor social significativo. Ao adotar uma gestão mais rígida das infrações e da CNH, você cria um ambiente mais disciplinado em relação à direção segura. Isso impacta diretamente o comportamento dos motoristas e melhora a segurança no trânsito.
Essa abordagem rigorosa contribui para criar uma cultura de direção segura, refletindo positivamente na imagem da empresa perante a sociedade. Portanto, além dos benefícios financeiros, a gestão eficaz da documentação de frota promove a segurança nas estradas e fortalece a reputação da empresa.
Tecnologia e Automação na Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Qual o papel da tecnologia e da automação na gestão de documentação de frota hoje em dia?
Makoto Toyo: A tecnologia e a automação desempenham um papel crucial na gestão de documentação de frota hoje em dia. Ferramentas tecnológicas como softwares de gestão de frotas, dispositivos de rastreamento e aplicativos de documentação permitem um armazenamento e organização de dados eficientes. Essas tecnologias ajudam a manter um histórico detalhado de infrações e outras informações importantes, facilitando a tomada de decisões informadas. Além disso, a padronização dos processos através de plataformas tecnológicas é essencial, especialmente para multinacionais com gestão descentralizada. A tecnologia proporciona uma gestão mais segura e eficaz, garantindo que todas as atividades e infrações sejam registradas de maneira organizada e acessível. Embora a tecnologia seja fundamental, é igualmente importante ter uma equipe qualificada para apoiar a implementação e uso dessas ferramentas.
Importância da Equipe Qualificada
Pergunta: Qual é a importância de ter uma equipe qualificada na gestão de documentação de frota?
Makoto Toyo: A tecnologia em si não é suficiente para garantir uma gestão eficaz da documentação de frota. É essencial contar com uma equipe qualificada e especializada para apoiar a entrega e interpretação das informações apresentadas. Uma equipe bem preparada pode fornecer respostas rápidas e precisas a questionamentos, apoiar decisões críticas, como demissões por justa causa, e garantir que todos os processos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes. Portanto, ter uma equipe qualificada é fundamental para maximizar os benefícios das ferramentas tecnológicas e assegurar uma gestão eficiente.
Necessidade de Fornecedores Qualificados
Pergunta: Por que é importante contar com fornecedores qualificados na gestão de documentação de frota?
Makoto Toyo: Contar com fornecedores qualificados é crucial para garantir que a gestão documental seja eficiente e eficaz. Bons fornecedores possuem o know-how necessário para otimizar processos complexos e garantir a conformidade com as regulamentações. Os fornecedores devem estar preparados para apoiar o gestor de frota em qualquer questionamento ou argumento que possa surgir, especialmente em situações em que a equipe interna da empresa pode não estar pronta para responder adequadamente.
Casos de Sucesso na Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Pode compartilhar algum caso de sucesso onde a gestão de documentação fez uma diferença significativa para um cliente?
Makoto Toyo:
Implementação da Nova Política de Frota
Um dos melhores casos de sucesso que temos é de um dos nossos primeiros clientes. Eles tinham uma frota de 110 veículos e nunca haviam descontado infrações ou indicado os condutores. Isso resultava em uma média de 150 novas infrações por mês. Por nossa sugestão, eles contrataram nossos serviços e organizamos um “Dia da Segurança”, onde apresentamos a todos os motoristas a nova política de frota. Explicamos que, a partir daquele momento, todas as infrações seriam descontadas e todos os condutores seriam indicados. Também abordamos a importância da segurança no trânsito, destacando que o Brasil é um dos países com a maior taxa de fatalidade no trânsito a nível mundial.
Resultados das Ações Implementadas
Durante este evento, realizamos uma consulta de CNH e identificamos que três condutores tinham algum tipo de impedimento. Foi dado um prazo de dois meses para a regularização dessas CNHs. Dois dos condutores conseguiram regularizar suas situações, enquanto um não conseguiu e acabou perdendo o emprego. Essas ações foram um marco significativo para mudar o patamar da empresa. No terceiro mês após a implementação das novas políticas, o número de infrações caiu de 150 para apenas 20 por mês. Hoje, após alguns anos de trabalho contínuo, a empresa tem uma média inferior a 7 infrações por mês, o que é uma redução expressiva em comparação com os números anteriores.
Desafios e Benefícios a Longo Prazo
Além disso, este caso também mostrou os desafios contínuos no setor, como a complexidade de integrar com os quase 6000 órgãos autuadores no Brasil, cada um operando de maneira independente. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também trouxe desafios adicionais, dificultando alguns acessos às informações necessárias. Apesar desses obstáculos, a implementação de uma gestão rigorosa e organizada fez uma diferença significativa, não apenas em termos de redução de infrações, mas também na criação de uma cultura de segurança e responsabilidade entre os motoristas.
Tendências Futuras na Gestão de Documentação de Frota
Pergunta: Quais são as tendências futuras que você vê na gestão de documentação de frota?
Makoto Toyo: Olhando para o futuro, vejo que a tecnologia da inteligência artificial (IA) pode auxiliar as empresas em várias situações. A IA já está sendo empregada em alguns pilares e atividades específicas. Por exemplo, em recursos de multas, a inteligência artificial pode analisar a localização, verificar qual radar foi utilizado, e se esse radar está com o laudo vencido, buscando todas as oportunidades para abater a multa através de um recurso.
Embora essa não seja a nossa especialização principal, já que focamos mais na prevenção do que na correção após o ocorrido, reconheço que há um grande potencial para a empregabilidade da inteligência artificial nesse setor. A IA pode transformar significativamente a maneira como gerenciamos a documentação e as infrações, oferecendo soluções mais rápidas e precisas.
Além disso, acredito que, assim como em outros setores, a IA continuará a evoluir e a se integrar cada vez mais na gestão de frotas, proporcionando melhorias na eficiência operacional e na conformidade com as regulamentações. A tecnologia pode se tornar uma aliada essencial na manutenção da segurança e na otimização dos processos administrativos relacionados à frota.
Oferta Especial Active Fleet!
Pergunta: Partindo para o encerramento de nossa entrevista, como podemos incentivar nossos leitores a testarem sua solução?
Makoto: Acredito que os gestores de frotas precisam sempre estar atentos a todos os riscos e oportunidades que estão envolvidos em sua operação, falando da operação de documentação em especial, já buscando proporcionar algo neste sentido, podemos oferecer um PILOTO para levantamento de multas (50 Placas) e CNHS (50 CNHS) sem custos, para análise de cenário.
Conclusão
A gestão de documentação de frota é uma tarefa complexa e crucial para o sucesso das empresas de transporte. Como vimos através das valiosas insights de Makoto Toyo, CEO da Active Fleet, uma gestão eficiente não só economiza dinheiro, evitando multas e reduzindo prêmios de seguro, mas também promove a segurança no trânsito e fortalece a imagem da empresa.
O uso de tecnologia e automação, aliado a uma equipe qualificada e fornecedores especializados, pode transformar significativamente a maneira como as empresas gerenciam sua frota, trazendo eficiência operacional e conformidade regulatória. Empresas que investem na gestão documental estruturada garantem operações mais seguras, legais e eficientes.
Para empresas de transporte que estão lutando com a gestão de documentação de frota, o conselho é claro: busquem ajuda de especialistas, aproveitem as tecnologias disponíveis e assegurem que suas equipes estejam bem preparadas. Dessa forma, poderão se concentrar em atividades estratégicas que promovam o crescimento e a sustentabilidade de seus negócios.
A adoção de uma gestão documental robusta e integrada é mais do que uma necessidade burocrática; é um diferencial competitivo que pode levar sua empresa a um novo patamar de eficiência e segurança.