Introdução
Na gestão de frotas, selecionar o sistema de controle de abastecimento adequado vai além de uma simples medida operacional; trata-se de uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência e os custos. Como você pode determinar o nível de rigidez ideal para o sistema de controle de abastecimento da sua frota? A escolha entre um sistema com múltiplos parâmetros rigorosos ou um mais flexível depende profundamente do perfil da frota e da política de uso da empresa. Este artigo oferece uma análise detalhada de como diferentes sistemas podem ser adaptados para atender às necessidades específicas de cada tipo de frota, fornecendo os elementos essenciais para você decidir qual sistema implantar para maximizar a operacionalidade e a sustentabilidade financeira.
Explorando as Opções de Sistemas de Abastecimento
No mercado atual, a variedade de sistemas de abastecimento é vasta, incluindo tecnologias que variam desde aplicativos e cartões até tags e dispositivos embarcados com anel no tanque do veículo. Estes sistemas podem capturar dados essenciais como quilometragem, valor total da transação e volume de combustível, utilizando métodos que variam de captura manual a automática. Cada tipo de sistema oferece diferentes graus de controle e eficiência, sendo crucial entender as particularidades de cada um para determinar o mais adequado para o perfil específico da sua frota.
Critérios para Escolha do Sistema de Controle
O objetivo deste artigo é destacar os critérios mais importantes para decidir qual tipo de sistema implantar e qual a intensidade de controle que é necessária, dependendo do tipo de frota a ser atendida. Antes de contratar um sistema, é essencial considerar cuidados específicos e entender qual função o sistema deve exercer. Compreender o perfil da frota é um dos pontos principais para uma escolha acertada, e com as informações deste artigo, você poderá selecionar o melhor sistema de controle para atender às necessidades da sua frota.
Avaliação do Perfil da Frota
1) Frota Operacional
Nível de Exigência do Sistema de Controle de Abastecimento: ALTO
Para frotas operacionais, como as de Telecom e Distribuidoras de Energia, que gerenciam um grande volume de veículos, é crucial ter um sistema de controle de abastecimento robusto e com alta capacidade de controle. Estes sistemas são vitais como guardiões digitais, essenciais para prevenir fraudes e desvios financeiros. A demanda por sistemas avançados que restrinjam ou alertem sobre transações que ultrapassem os parâmetros estabelecidos é alta, especialmente em frotas que movimentam somas significativas de dinheiro. Para maximizar a eficiência e segurança, é importante escolher um sistema que permita configurações de controle rigorosas, com renovações de limite financeiro que podem variar de diárias, semanais ou quinzenais, ajustando-se à necessidade de gerenciamento rigoroso e prevenção de fraudes.
2) Frota de Vendas
Nível de Exigência do Sistema de Controle de Abastecimento: MÉDIO A BAIXO
A frota de vendas, comumente utilizada por vendedores, adota uma abordagem mais flexível no controle de abastecimento. Este sistema serve primariamente como um meio simples de pagamento, com renovações mensais do saldo, adequando-se principalmente para prover combustível necessário para atividades de venda. Embora muitos desses controles não registrem a quilometragem, setores como o farmacêutico ainda exigem essa funcionalidade para reembolsar os vendedores com base nos quilômetros percorridos.
Devido à menor exigência de parâmetros rigorosos, as empresas podem optar por provedores de solução de controle de abastecimento mais simples, sem a necessidade de funcionalidades sofisticadas. Isso não apenas simplifica a gestão operacional mas também amplia significativamente o volume de empresas capacitadas a atender a essas necessidades. As frotas de vendas, portanto, têm uma gama mais ampla de opções disponíveis, permitindo-lhes escolher soluções que equilibrem custo e eficácia, ajustando-se melhor ao seu modelo operacional e orçamento.
3) Frota Executiva
Nível de Exigência do Sistema de Controle de Abastecimento: BAIXO
A frota executiva é composta por altos executivos como CEOs, VPs, diretores e alta gerência, que valorizam a flexibilidade em seu controle orçamentário. O sistema de abastecimento para este grupo é caracterizado por um nível de exigência baixo, funcionando primariamente como um meio simples de pagamento. Os limites de gastos são muitas vezes cumulativos, permitindo que os valores não utilizados se acumulem para o próximo mês. Este arranjo não apenas simplifica a gestão financeira mas também serve como um benefício adicional para os usuários, refletindo a posição privilegiada e as necessidades específicas dessa categoria dentro da empresa. Assim, o sistema de abastecimento para a frota executiva tende a ser mais uma facilitação do que uma ferramenta de controle rigoroso, ajustando-se à dinâmica e ao estilo de vida dos executivos.
4) Frota de Caminhões
Nível de Exigência do Sistema de Controle de Abastecimento: ALTO
Para frotas de caminhões, onde precisão e confiabilidade são cruciais, a escolha de um sistema de abastecimento robusto é fundamental. Além disso, essas frotas enfrentam desafios únicos devido ao peso e à natureza da mercadoria carregada, bem como às variadas condições das estradas — como buracos, estradas de terra e serras — que podem causar flutuações significativas na performance. Por exemplo, um caminhão carregado terá um desempenho pior do que quando não está carregado, o que consequentemente pode tornar o sistema de controle de KM por litro menos preciso para avaliação e benchmarking.
Dada a importância de garantir que os caminhões não fiquem parados e as mercadorias de alto valor agregado sigam viagem sem atrasos, as frotas de caminhões necessitam de uma rede de postos específicos e um alto nível de contingência para garantir transações sem falhas. Qualquer erro pode comprometer seriamente a entrega de cargas valiosas e com prazos definidos. Por isso, é crucial que o sistema de abastecimento ofereça serviços de contingência 24/7 para evitar transtornos e assegurar que as operações continuem, mesmo em situações adversas.
Portanto, é essencial contratar uma empresa com experiência comprovada em gerenciar essas demandas específicas, para que a frota de caminhões opere eficientemente e dentro dos custos planejados. O sistema deve suportar o peso das responsabilidades operacionais, proporcionando não apenas um controle rigoroso, mas também garantindo a continuidade do serviço.
Gráfico Ilustrativo
É importante observar que a gestão eficiente de uma frota operacional e de caminhões exige: elevada exigência do sistema de controle de combustíveis, comunicação clara das políticas de utilização, preços competitivos de combustível, robustos planos de contingência para falhas de transação nos postos e suporte 24/7 do provedor, inclusive em horários não comerciais. É crucial lembrar que políticas excessivamente rígidas podem comprometer os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e resultar em multas. Portanto, o ideal é começar com restrições básicas e aumentá-las gradualmente, conforme as necessidades específicas de cada negócio se apresentem.
Critérios Cruciais na Seleção de Sistemas de Controle de Abastecimento
Flexibilidade e Adaptação
A escolha de um sistema de gestão de frotas deve ser suficientemente flexível para se adaptar ao tipo específico de frota da sua empresa, seja ela operacional, de vendas, executiva ou de caminhões. Cada tipo de frota exige características distintas do sistema, que devem estar alinhadas às necessidades e desafios particulares de cada uma.
Flexibilidade Econômica e Negociação de Descontos
A capacidade de negociar descontos substanciais no preço do combustível é crucial para todas as frotas. Isso é especialmente importante para frotas pesadas, onde os volumes de combustível consumidos são maiores e os pontos de abastecimento são frequentemente concentrados. No entanto, frotas leves também se beneficiam dessa capacidade de negociação, onde sistemas eletrônicos podem designar redes específicas de abastecimento para concentrar o consumo e otimizar os custos operacionais.
Importância da Contingência
A contingência é crucial para todas as frotas, especialmente para frotas de caminhões e operacionais. Em caso de falha do sistema, é vital que existam alternativas para garantir que as transações ocorram sem impedimentos, como a assistência remota 24 horas para evitar que veículos fiquem parados no posto.
Transações Restritivas vs. Informativas
Transações restritivas funcionam como semáforos, bloqueando ações fora dos padrões estabelecidos, enquanto transações informativas servem como alertas sobre atividades. A precisão dos dados cadastrados dos veículos, como capacidade do tanque, motorização e tipo de combustível utilizado, é crucial para a eficácia desses controles.
Sistema de Captura de Notas Fiscais
É importante verificar a capacidade do sistema de capturar notas fiscais nos postos, um recurso valioso para o controle financeiro e obtenção de créditos de ICMS. A integração com a área fiscal da empresa é recomendada.
Integração com Telemetria
A integração do sistema de abastecimento com sistemas de telemetria pode ser decisiva, permitindo verificar se o veículo está realmente no posto no momento do abastecimento, cruzando dados de localização para maior segurança e precisão nas transações.
Rede Credenciada e Flexibilidade
Avalie a rede credenciada do provedor (área de atuação; bandeiras de postos; serviços…) e sua capacidade de expandir conforme necessário para reduzir riscos operacionais e garantir eficiência. Lembre-se, operar em uma rede já credenciada minimiza riscos operacionais.
Precisão dos Dados Capturados
Grande parte dos sistemas captura dados das transações manualmente, o que pode gerar resultados discrepantes. Pergunte se existe alguma forma de correção estatística nos dados capturados para garantir maior precisão.
Abastecimento Interno e Manutenção
Se aplicável, verifique como integrar o abastecimento interno com externo para manter a precisão dos indicadores e facilitar a manutenção preventiva, avisando automaticamente sobre a necessidade de revisões com base em km rodado ou tempo.
Equipe de Implantação e Suporte Pós-Vendas
Informe-se sobre o planejamento da implantação e a estrutura de pós-vendas oferecida pelo provedor. A disponibilidade de uma equipe dedicada é essencial para garantir uma transição suave e suporte eficaz.
Sustentabilidade: Sistema Bi ou Tri Combustível
Optar por sistemas que suportem o uso de combustíveis alternativos em veículos flexfuel é fundamental. Esses sistemas devem ser capazes de priorizar o combustível mais econômico ou estratégico para uso, maximizando a eficiência do consumo e contribuindo para a sustentabilidade ambiental.
Gerenciamento de Restrições Fora do Horário Comercial
Assegure que o sistema de gestão de frota possa gerenciar restrições de abastecimento fora do horário comercial, para manter a fluidez das operações logísticas e evitar atrasos na entrega ou outros impactos operacionais adversos.
Controle de Emissões de Frotas: Estratégias e Práticas
Com o aumento da demanda por controle de emissões globalmente, relatórios detalhados sobre as emissões de frotas tornaram-se essenciais em certos segmentos empresariais. É fundamental que a empresa fornecedora possua um método confiável de medição de emissões e defina claramente os critérios utilizados para calcular essas emissões. Idealmente, deve-se elaborar um relatório abrangente sobre as emissões totais da frota, além de um relatório específico que considere as emissões por quilômetro rodado. Essa prática permite identificar quais veículos são mais eficientes em termos de emissões.
Para frotas leves, a adoção do etanol pode ser uma estratégia eficaz para reforçar o compromisso da empresa com a sustentabilidade. Alguns fornecedores oferecem programas de créditos de carbono que incentivam a substituição da gasolina pelo etanol. Para as frotas pesadas, um relatório de emissões bem elaborado pode melhorar a imagem corporativa junto aos parceiros de negócios e servir como um diferencial competitivo no mercado.
Geoprocessamento da Rede de Postos utilizada
Entender como os abastecimentos de combustível são distribuídos pelos estados, cidades e municípios é crucial para uma gestão eficiente de frotas. Analisar a rede de postos de combustível, o volume abastecido e os preços praticados são passos essenciais para desenvolver estratégias de concentração de abastecimento e negociar melhores preços. Uma maior concentração de abastecimento pode significar volumes maiores e custos reduzidos. Para frotas de caminhões e veículos operacionais, essa abordagem é fundamental. Inicialmente, permitir que os usuários escolham livremente os postos (em frotas operacionais leves) e posteriormente analisar essas escolhas para otimizar os locais de abastecimento traz eficiência operacional. Para frotas pesadas, é aconselhável definir rotas e negociar preços com os postos previamente, maximizando a economia e a eficiência.
Cadastro do Sistema de Controle de Abastecimento
A implementação de um cadastro detalhado de veículos e condutores autorizados em sistemas de abastecimento é fundamental para a gestão eficaz de frotas, permitindo um controle rigoroso sobre a performance, a realização de benchmarks, e o gerenciamento operacional geral de cada veículo e condutor. Esse registro meticuloso fornece a base para uma série de análises e decisões estratégicas que impactam diretamente na eficiência e na redução de custos operacionais. Frotas operacionais ou frotas que exigem maior controle, devem ter um cadastro rico de informações.
Cadastro do veículo no sistema
A tabela a seguir apresenta as informações essenciais que devem ser cadastradas no sistema para possibilitar um efetivo controle de abastecimento de veículos. O registro minucioso dos dados do veículo, incluindo capacidades, motorização e classificação (como leve, pesada ou moto), é crucial para o controle. Estes dados não só facilitam a organização e agrupamento de veículos similares, mas também são fundamentais para a análise de benchmarks, permitindo avaliações comparativas de desempenho dentro da frota. Estas informações são vitais para assegurar a precisão e a eficiência no gerenciamento do consumo de combustível e na implementação de práticas de sustentabilidade.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Placa | Identificação única do veículo |
| Controle de Desempenho | Horímetro (para equipamentos) ou Odômetro (para veículos) |
| Categoria do Veículo | Classificação do veículo (Família leve, moto ou caminhão) |
| Montadora | Fabricante do veículo |
| Modelo | Modelo do veículo |
| Motorização | Especificações do motor (ex: 2.0 Turbo) |
| Tipo de Combustível Primário | Combustível principal usado pelo veículo (ex: gasolina, diesel) |
| Tipo de Combustível Secundário | Combustível secundário ou alternativo (ex: etanol, elétrico) |
| Gestor Responsável | Nome do responsável pela gestão do veículo |
| Regional | Localização regional onde o veículo está baseado |
| Centro de Custo | Código ou nome do centro de custo associado ao veículo |
| Capacidade do Tanque | Capacidade do tanque de combustível em litros |
| Ano de Fabricação | Ano em que o veículo foi fabricado |
| Chassi | Número de identificação do chassi do veículo |
Cadastro do condutor
Os dados do condutor são componentes cruciais no sistema de controle de abastecimento. Este cadastro ajuda a identificar quem estava ao volante em caso de incidentes ou ações que desviem das políticas estabelecidas pela empresa. Questões como “Quem conduziu o veículo?” e “A habilitação do condutor está próxima do vencimento?” são essenciais para garantir a conformidade e a segurança operacional. Registrar essas informações no sistema permite uma gestão efetiva e responsável, assegurando que apenas condutores autorizados e devidamente licenciados estejam ao volante.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome completo do condutor |
| RG | Número do Registro Geral |
| Habilitação | Número da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) |
| Categoria | Categoria da CNH (A, B, C, D, E) |
| Vencimento da Habilitação | Data de vencimento da CNH |
| Data de Nascimento | Data de nascimento do condutor |
| CPF | Número do Cadastro de Pessoa Física |
| Endereço de e-mail do condutor | |
| Telefone | Número de telefone do condutor |
Parâmetros restritivos e informativos
Os parâmetros restritivos são essenciais para garantir que as políticas de abastecimento estabelecidas pela organização sejam rigorosamente seguidas. Com o cadastro completo de veículos e condutores, o sistema é capaz de aplicar tanto parâmetros restritivos quanto informativos, assegurando a conformidade e eficiência operacional.
Abaixo, apresentamos uma tabela organizada que detalha as informações operacionais e restritivas tanto dos veículos quanto dos condutores. Esta tabela inclui parâmetros cruciais para o controle efetivo de abastecimento e para a documentação necessária, proporcionando uma base sólida para a monitoração e a gestão:
Tabela de Parametrizações
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Veículo: Capacidade do Tanque | Capacidade do tanque de combustível em litros |
| Não Aceitar KM Inferior à Última Transação | Não permitir a entrada de quilometragem menor que a última registrada |
| Valor Máximo por Transação: Combustível, Óleo de Motor, Lavagem | Valor máximo permitido por transação para abastecimento de combustível, troca de óleo do motor, e lavagem do veículo |
| Preço Mínimo e Máximo Aceito no Litro de Combustível (Estado, Cidade, Município) | Preço mínimo e máximo por litro de combustível que a empresa está disposta a pagar, diferenciado por estado, cidade e município |
| Rede de Postos Fechados para Abastecimento | Lista de postos de combustível especificamente autorizados para abastecimento |
| Combustível Primário Aceito | Tipo de combustível primário utilizado pelo veículo |
| Combustível Secundário Aceito | Tipo de combustível secundário ou alternativo utilizado pelo veículo |
| KM Rodados Mês Máximo Permitido | Quilometragem máxima permitida por mês para o veículo |
| KM Rodado Entre Transações | Quilometragem mínima entre cada transação de abastecimento |
| Horário de Transações | Faixa de horário durante o dia em que é permitido abastecer |
| Dias da Semana Permitidos para Abastecer | Dias específicos da semana em que o abastecimento é permitido |
| Documentação: Vencimento do IPVA | Data de vencimento do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores |
| Documentação: Vencimento da Habilitação | Data de vencimento da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) do condutor |
| Documentação: Vencimento do Extintor de Incêndio | Data de vencimento para a verificação ou troca do extintor de incêndio |
| Aviso de Manutenção Preventiva | O sistema avisará a necessidade de manutenção baseada em tempo (X meses) ou KM rodado, como a troca da correia dentada |
Essa tabela abrange todos os aspectos críticos que precisam ser controlados para garantir uma gestão eficiente da frota, do abastecimento e da conformidade com as normas de segurança e legais. Isso permite um acompanhamento detalhado das restrições e das necessidades informativas associadas a cada veículo e condutor na frota.
Benefícios de um Sistema de Controle de Abastecimento Eficiente
A escolha acertada de um sistema de controle de abastecimento transforma a gestão da frota, trazendo eficiência, economia e controle rigoroso das operações. Tal sistema atua como um maestro habilidoso, orquestrando com precisão o uso de combustível e as rotas percorridas pela frota. Uma de suas funcionalidades chave é a capacidade de registrar meticulosamente a quilometragem rodada e o custo associado ao combustível consumido. Isso permite calcular o custo por quilômetro rodado, uma métrica essencial que divide o total gasto em combustível pelo total de quilômetros percorridos. Este dado é fundamental para avaliar a eficiência de combustível dos veículos, facilitando decisões informadas sobre manutenções, rotas e práticas de condução que podem levar a economias significativas e a uma operação mais sustentável.
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Erros Comuns a Evitar
Cuidados importantes na implantação: parâmetros
Muitas vezes o gestor se empolga e na ansiedade de otimizar os custos, quer inserir vários parâmetros simultaneamente. Importante iniciar com os parâmetros básicos: não aceitar transações acima da capacidade do tanque do veículo, e não aceitar KM inferior ao KM capturado (inserido) na última transação. Antes disso, checar se as capacidades do tanque estão corretas para cada veículo cadastrado.
Comunicação
A comunicação com os condutores sobre as novas regras deve ocorrer antes de qualquer mudança de sistema ou parametrização colocada. As regras de abastecimento devem estar dentro de uma política maior de frota da empresa. A política deve ser comunicada constantemente. Cuidado para não aplicar uma regra sem comunicar adequadamente aos condutores. Isto poderá afetar sua operação.
Parâmetros mais avançados
Capture dados dos abastecimentos; separe os veículos por família (moto, leve, semi-pesado, pesado…) e tipo de motorização. Observe os dados por três meses e avalie os padrões de gasto (volume, frequência, preço…). De posse destes dados extraídos do sistema, os padrões serão identificados (benchmarks). A partir daí, converse com o seu provedor de sistema de abastecimento para avançar ou não nos parâmetros restritivos e informativos.
Conclusão
Seja qual for o perfil da sua frota, a escolha cuidadosa de um sistema de abastecimento é um investimento no futuro. Como colocar a peça certa no quebra-cabeça, essa decisão pode completar o quadro da eficiência operacional.
Perguntas Frequentes
O que é controle de combustível?
O controle de combustível é um processo crítico no gerenciamento de frotas que envolve o monitoramento e a regulamentação do uso de combustível pelos veículos. Esse processo inclui a definição de parâmetros de consumo, a verificação da conformidade com estes parâmetros, e ações corretivas quando necessário, para assegurar eficiência operacional e redução de custos.
Como fazer o controle de combustível da frota?
Para efetuar o controle de combustível de uma frota, é essencial implementar um sistema de abastecimento que se adapte ao perfil específico dos veículos. Este deve ser capaz de registrar o consumo e de estabelecer limites de abastecimento, além de integrar funcionalidades como captura de notas fiscais e telemetria para precisão de dados e gestão de contingências.
Como controlar o consumo de combustível?
O consumo de combustível pode ser controlado por meio da aplicação de parâmetros restritivos e informativos que garantam a adesão à política de abastecimento estabelecida. Tais parâmetros incluem a capacidade do tanque, o valor máximo por transação e a quilometragem máxima permitida por mês, entre outros.
Qual é a importância do controle de combustível da frota?
O controle de combustível é vital para garantir a eficiência operacional e a sustentabilidade financeira de uma frota. Isso minimiza a possibilidade de fraudes e desvios financeiros e ajuda na prevenção de gastos desnecessários, tornando a gestão da frota mais econômica e ambientalmente responsável.
Como controlar combustível de uma empresa?
Controlar o combustível de uma empresa requer a implementação de um sistema de gestão de frotas que permita o monitoramento detalhado e em tempo real do abastecimento. Além disso, deve-se realizar o cadastro meticuloso de veículos e condutores, e assegurar que a equipe de implementação e pós-venda do sistema seja eficiente.
Como evitar o alto consumo de combustível?
Para evitar o alto consumo de combustível, é fundamental escolher um sistema de abastecimento eficiente que suporte a gestão de restrições e ofereça flexibilidade para uso de diferentes tipos de combustíveis, incentivando práticas sustentáveis. Além disso, a manutenção preventiva e o monitoramento da performance do veículo são essenciais.
Quais fatores influenciam o aumento no consumo de combustível do veículo?
Hábitos de condução ineficientes, como acelerações bruscas e uso constante de altas velocidades, podem levar a um maior consumo de combustível. Além disso, manutenção inadequada, como pneus com pressão incorreta e problemas no motor, aumentam o consumo. O excesso de carga e o uso frequente de ar-condicionado também são fatores contribuintes. Para manter o consumo em níveis ótimos, é essencial a manutenção regular e a utilização consciente dos recursos do veículo.